Du học Hàn Quốc - 3 bước hợp pháp hóa hồ sơ học lực

3 BƯỚC HỢP PHÁP HOÁ LÃNH SỰ HỒ SƠ HỌC LỰC 

Hợp pháp hoá là một bước không thể thiếu trong bất kỳ bộ hồ sơ du học nào. Thủ tục hợp pháp hoá cũng không quá khó nhưng nếu mình không tìm hiểu kỹ và chuẩn bị đầy đủ sẽ dễ mất thời gian và công sức đi lại nhiều lần.

Các giấy tờ, nhất là hồ sơ học lực của học sinh Việt Nam như bằng tốt nghiệp, học bạ/ bảng điểm đều do các cơ quan của Việt Nam (trường THPT/ CĐ/ ĐH) phát hành nên chỉ có giá trị sử dụng ở Việt Nam. Bởi vậy để hoàn thành bộ hồ sơ du học gửi sang nước ngoài, mình cần đi hợp pháp hoá tức là làm cho những giấy tờ đó trở nên hợp pháp, có giá trị sử dụng tại nước ngoài. Thủ tục này cần thực hiện 3 bước chính như sau :

Những năm trước bước này thường được thực hiện bằng việc đi xin thư xác nhận của trường nhưng từ năm nay đại sứ quán mới áp dụng xác nhận thông qua việc nhập thông tin và gửi bản scan lên web korea.ciec.vn

Bạn mang hồ sơ học lực muốn xin tem (gồm bản gốc và bản dịch thuật công chứng tư pháp) đến Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam (địa chỉ: 40 Trần Phú, Q.Ba Đình, Hà Nội) để dán tem xác nhận (tem vàng)

Mục đích của bước này chứng minh nhà nước bên mình chứng nhận giá trị của những giấy tờ đó có hiệu lực tại Việt Nam.

Sau khi dán tem hồ sơ học lực, bạn mang đến Phòng lãnh sự – Đại sứ quán Hàn Quốc (địa chỉ: SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam) để tiến hành thủ tục xin dấu tím. Mục đích của bước này là để cơ quan của HQ xác nhận rằng giấy tờ này hợp lệ, có thể sử dụng được ở Hàn Quốc.

1. Xác nhận giấy tờ thông qua trang korea.ciec.vn

Đại sứ quán đã thay bước xin giấy xác nhận của trường bằng bước tự nhập thông tin và tải bản scan bằng cấp lên trang web korea.ciec.vn. Bạn chỉ cần đăng ký, đăng nhập và nhập thông tin cá nhân và thông tin bằng cấp theo hướng dẫn, mọi thông tin đều bằng tiếng Việt rất đầy đủ rõ ràng.

Lưu ý thời gian HPH theo thủ tục mới là 6 ngày làm việc do đại sứ quán cần thời gian xác thực bằng cấp của bạn. Nên nếu định đi làm HPH lãnh sự thì đây là bước cần làm đầu tiên càng sớm càng tốt. Sau khi thao tác xong mình sẽ nhận được một mã CIEC.

2. Xin tem và dấu hợp pháp hóa lãnh sự của Cục lãnh sự 40 Trần Phú

Vì mỗi lần đi HPH cũng khá mất công nên tốt nhất là làm 2 bộ (gồm 2 bằng tốt nghiệp, 2 bảng điểm/ học bạ) đề phòng bất trắc. Tem sẽ được dán lên bản dịch công chứng Tư pháp nhưng cần phải mang theo bản gốc để đối chiếu (nếu quên là không làm được, nên các bạn lưu ý nhé). 

Đầu tiên, vào trang web của cục lãnh sự, điền tờ khai trực tuyến đề nghị chứng nhận lãnh sự, HPH lãnh sự giấy tờ tại link: https://dichvucong.mofa.gov.vn/web/cong-dich-vu-cong-bo-ngoai-giao/to-khai-truc-tuyen#/?renew=54 và tải file pdf về rồi in ra. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

1) Tờ khai chứng nhận đã điền trực tuyến (1 bản cứng, bản pdf lưu trên mail phòng khi cần có thể in lại)

2) Bản chính giấy tờ tùy thân (CMND hoặc thẻ căn cước công dân)

3) Tài liệu giấy tờ đề nghị được chứng nhận (Bản gốc và bản dịch thuật công chứng của hồ sơ học lực: bằng tốt nghiệp, học bạ/ bảng điểm)

4) Lệ phí :  30 nghìn/ bản (1 bằng và 1 bảng điểm là 60 nghìn, nếu làm bao nhiêu bản thì nhân lên)

Bước này có thể nhờ người thân trong gia đình đi nộp hộ. Trường hợp người thân đi nộp hộ thì trong hồ sơ cần nộp cần bổ sung thêm CMND/ CCCD của người thân và mang thêm sổ hộ khẩu gốc (để chứng minh quan hệ của người nộp hộ).

Quy trình nộp :

+ Xếp hàng ghi tên bên ngoài : Nên gửi xe trước ở ngoài rồi mới đi vào vì bên trong không được gửi xe. Từ ngoài cổng đi vào sẽ có một anh công an ghi tên rồi mình ra xếp hàng, chờ gọi đến tên mình thì vào.

+ Lấy số : Khi đi vào bên trong rồi sẽ lấy số. Trên tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự, bên góc trái có mã vạch và số tờ khai. Cho tờ khai vào máy xếp số. Khi nào màn hình hiện ra:  “Đã xếp số thành công” thì ra ghế ngồi đợi người ta gọi đến lượt mình. Họ sẽ gọi theo số hồ sơ, cần chú ý lắng nghe, nếu qua lượt sẽ phải xếp hàng lại từ đầu.

+ Nộp hồ sơ : Khi được gọi thì nhanh chóng đi lên cửa nộp hồ sơ và lệ phí

+ Cầm giấy hẹn : Nộp xong sẽ nhận được một phiếu hẹn trả hồ sơ màu xanh. Người ta sẽ hẹn ngày trả hồ sơ trong tờ giấy đó, thường là sau 1 ngày nếu xác nhận dưới 10 bản.

+ Đi lấy hồ sơ : Đi lấy giấy tờ đã được xác nhận theo như ngày trên giấy hẹn. Lấy hồ sơ rất nhanh, sau đó cần đi photo các giấy tờ đã có tem và dấu (theo yêu cầu của Đại sứ quán) và ra phố Hà Trung gần đó đổi tiền đô để sau đóng lệ phí tại Đại sứ quán Hàn Quốc.

Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại Giao – Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

  Điện thoại: 0243 7993125 / Fax: +84 43 8236928 / Email: cls.mfa@mofa.gov.vn

3. Xin dấu của Lãnh sự quán Hàn Quốc

Tùy theo từng giai đoạn, trước khi nộp hồ sơ xin dấu tím mà Lãnh sự quán có thể yêu cầu phải lấy giấy hẹn nộp hồ sơ xin HPH trước. Hiện nay tình trạng hồ sơ nộp khá đông nên sau khi dán tem vàng tại Cục lãnh sự Bộ Ngoại Giao, bạn nên đến Lãnh sự quán Hàn Quốc để lấy giấy hẹn (chỉ cần đưa bản photo công chứng CMND/ CCCD, ĐSQ sẽ đóng dấu lên đó ngày hẹn nộp hồ sơ). Sau đó chờ đến ngày hẹn thì mang hồ sơ dưới đây đến nộp. 

Để tránh trường hợp trục trặc, trước khi đến lãnh sự quán Hàn Quốc xin dấu tím, nên nghiên cứu chuẩn bị giấy tờ đầy đủ có thắc mắc gì trong hồ sơ của mình nên gọi điện đến số máy của Cục lãnh sự hỏi trước để chuẩn bị để đỡ mất công đi lại. Lời khuyên: nên đến thật sớm để xếp hàng chờ đến lượt. 

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Hồ sơ học lực đã có tem xác nhận lãnh sự của Cục lãnh sự 40 Trần Phú và bản gốc hồ sơ học lực 
2. Bản photo của bản ở mục 1 (Là bản photo hôm trước mình photo ngay sau khi lấy giấy tờ ở cục lãnh sự về, ĐSQ cần lưu một bản làm hồ sơ)
3. Bản gốc và bản photo hồ sơ học lực ( Bằng tốt nghiệp và học bạ/ bảng điểm)
4. CMND/ căn cước công dân hoặc hộ chiếu và bản photo của 1 trong những giấy tờ đó. Nếu người thân đi nộp hộ thì cần đem theo CMND hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu và bản photo của 1 trong những giấy tờ đó cộng với sổ hộ khẩu và bản photo của sổ hộ khẩu.

5. Ghi nhớ mã CIEC đã nhận được ở bước 1.

6. Lệ phí xác nhận lãnh sự: 4 USD/ bản. Phí bổ sung xác nhận lãnh sự 2 USD/ loại giấy tờ. (phí này có lẽ phát sinh từ hình thức xác nhận qua trang web korea.ciec.vn của Đại sứ quán)

Thời gian làm việc là các ngày trong tuần thứ thứ 2 đến thứ 6. Thời gian thu hồ sơ buổi sáng 9h đến 12h, thời gian trả kết quả từ 2h đến 4h, trường hợp trả kết quả bằng cấp học bạ từ 3h đến 4h chiều. Trước khi đi nếu có bất cứ thắc mắc nào về hồ sơ nên liên lạc cho Đại sứ quán trước. Tuy nhiên hiện nay, bạn có thể đăng ký hình thức gửi trả kết quả HPH qua đường bưu điện, đối với học sinh ngoại tỉnh nên đăng ký dịch vụ này để khỏi mất công đi lại, vừa tốn kém chi phí vừa mất thời gian, và nhất là trong tình hình dịch bệnh căng thẳng hạn chế đi lại như hiện nay)

Đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam

Địa chỉ : SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Liên lạc : 84-24-3771-0404 bấm số máy lẻ 751/ Email : embkrvn@mofa.go.kr

Tình trạng quá tải hồ sơ nộp xin visa du học Hàn Quốc tại ĐSQ trong những năm gần đây cho thấy phong trào du học tại xứ Kim Chi không hề có dấu hiệu hạ nhiệt, chứng tỏ chương trình này rất có sức hút đối với học sinh Việt Nam chúng ta. Đến với INTRASE, chúng tôi sẽ hỗ trợ các bạn các khâu nộp hồ sơ và xin dán tem cục lãnh sự Bộ ngoại giao và giảm thiểu quy trình, thủ tục tối gọn nhất có thể. Các suất tuyển sinh vẫn chờ các bạn đăng ký du học Hàn Quốc.